Новая редакция комплекта нормативных документов по управлению документами с помощью "1С:Документооборот 8 КОРП" и "1С:Архив"

Фирма "1С" извещает пользователей и партнеров о выпуске 10.02.2023 новой редакции продукта:

Издательство "1С-Паблишинг", ISBN 978-5-9677-3275-1, стр. 505, формат 60´90 1/8, твердый переплет

Разработка нормативных документов является трудоемким процессом и требует высокой квалификации исполнителей. Не каждая организация имеет штатных методологов, специализирующихся на управлении документами. Применение продукта существенно снижает трудозатраты на регламентацию документооборота и хранения документов, а также повышает качество разрабатываемых в организации локальных нормативных актов.

"1С:Документооборот 8 КОРП, 1С:Архив. Комплект нормативных документов - 2023. Методика управления документами и совместной работой" (далее – Комплект документов) представляет собой готовую тиражную методику для построения системы управления документами и совместной работы сотрудников на базе программ "1С:Документооборот 8 КОРП" и "1С:Архив". Данное издание привязано к возможностям указанных программ.

В книге содержится печатный комплект типовых нормативных документов для постановки и дальнейшего ведения документооборота и архива. Книга включает ссылку на материалы в электронном виде, которые могут быть использованы в качестве основы при создании собственной системы документооборота и системы хранения документов.

Применение типовых нормативных документов существенно упростит задачи:

• постановки и рационализации документооборота и системы хранения документов;
• подготовки документных процессов к автоматизации;
• регламентации документооборота и архива;
• организации совместной работы сотрудников.

Комплект документов учитывает специфику документирования деятельности в различных хозяйствующих субъектах – обществах с ограниченной ответственностью и акционерных обществах.

Типовые нормативные документы универсальны и готовы к внедрению в организации с минимальными доработками (не более 20 % с учетом отраслевой специфики компании).

Многие разделы нормативных документов содержат пояснения, в каких случаях нужно использовать тот или иной вариант процесса, а также что нужно сделать на внедрении, чтобы процесс заработал так, как он описан в документе.

Комплекты документов рассчитаны на документоведов – организаторов документационного обеспечения управления и архивистов, перед которыми стоит задача внедрения системы электронного документооборота и системы хранения электронных документов, консультантов в области автоматизации документооборота и архива, специалистов-управленцев, а также партнеров фирмы "1С", оказывающих услуги по внедрению программ "1С:Документооборот" и "1С:Архив".

Книга заменяет в ассортименте "1С" следующие издания:

4601546145437 1С:Документооборот 8 КОРП. Комплект нормативных документов (редакция 5). Методика управления документами и совместной работой.

НОВОЕ В РЕДАКЦИИ КОМПЛЕКТА ДОКУМЕНТОВ

В Комплект документов впервые включены Положение об архивном хранении документов, Положение о хранении электронных документов, Положение об экспертной комиссии, которые устанавливают требования к обеспечению сохранности бумажных и электронных документов, проведению экспертизы ценности документов, соблюдению правил хранения документов.

Положение о хранении электронных документов разработано с учетом использования для хранения электронных документов "1С:Архива".

Положение о делопроизводстве переработано с учетом использования "1С:Документооборота 8" как редакции 2.1, так и редакции 3.0, а также с учетом использования "1С:Архива".

В Комплект документов включен пакет нормативных документов, регламентирующих деятельность Архива, как подразделения организации. В пакет включено Положение об Архиве, разработанное на основании типового положения об архиве, утвержденного приказом Росархива от 11 апреля 2018 г. № 42 и должностные инструкции руководителей и специалистов Архива, разработанные в соответствии с профессиональными стандартами "Специалист архива", утвержденным приказом Минтруда России от 18 марта 2021 г. № 140н и "Специалист электронного архива", утвержденным приказом Минтруда России от 19 апреля 2018 г. № 266н.

В связи с проектами организаций по внедрению "1С:Архива" в Комплект документов включен Приказ о запуске в промышленную эксплуатацию системы хранения электронных документов "1С:Архив". Приказ разграничивает зоны ответственности между службой Архива и службой информационных технологий в части эксплуатации системы электронного архива.

ПРЕИМУЩЕСТВА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ КОМПЛЕКТА ДОКУМЕНТОВ

Взаимоувязанное внедрение "1С:Документооборота 8", "1С:Архива" и методики постановки документооборота и системы хранения документов, заложенной в Комплекте документов, сократит время на подготовку к автоматизации и положительно скажется на эффективности внедрения информационных систем и на управлении предприятием в целом.

Методика управления документами и совместной работой опирается на системный подход к управлению документами, что дает ряд преимуществ для запуска в эксплуатацию и дальнейшего функционирования информационной системы, а именно:

1. Позволяет в сжатые сроки организовать документооборот и архивное хранение документов.
2. Не имеет выраженной отраслевой специфики и решает широкий круг задач, связанных с подготовкой и движением документов.
3. Основана на функциональных возможностях "1С:Документооборота" и "1С:Архива" и позволяет перенести все процессы работы с документами, описанные в нормативных документах, в программу.
4. Может быть внедрена с минимальными доработками нормативных документов (требуется только подстановка названия организации и существующих подразделений, включение ключевых участников процессов создания и движения документов, а также удаление комментариев). Нормативные документы составлены таким образом, что при необходимости можно убирать или добавлять отдельные функциональные разделы.
5. Отвечает потребностям современного бизнеса, т. к. содержит не только процедуры традиционного делопроизводства и архива, но и формирует информационную среду для совместной работы сотрудников.
6. Поддерживает процессно-ориентированный подход к системе управления.
7. Упорядочивает состав документов организации, сокращает количество видов документов и приводит все документы к единому стандарту разработки и оформления.
8. Содержит детализированное описание процессов работы с документами с ролевым распределением функциональных обязанностей сотрудников, что облегчает постановку задач, подбор и обучение персонала.
9. Может служить основой образовательной программы для сотрудников организации, задействованных в процессах подготовки различных видов документации.
10. Облегчает внедрение системы менеджмента качества по международным стандартам ИСО.
11. Служит основой для дальнейшего развития и совершенствования бизнес-процессов организации.

СОСТАВ ПРОДУКТА

Издание содержит комплекс взаимоувязанных нормативных документов, который служит единой методической основой документооборота.

В комплект документов КОРП входят:

• Положение о делопроизводстве;
• Положение об использовании простой электронной подписи;
• Положение об использовании усиленной электронной подписи;
• Положение об архивном хранении документов;
• Положение о хранении электронных документов;
• Положение о службе делопроизводства;
• Положение об Архиве;
• Положение об экспертной комиссии;
• Должностные инструкции сотрудников службы делопроизводства (7 документов);
• Должностные инструкции сотрудников Архива (5 документов);
• Положение о договорной работе;
• Положение о работе с распорядительной документацией;
• Положение о работе с локальными нормативными актами;
• Положение о работе с обращениями клиентов;
• Положение о работе с обращениями граждан;
• Положение о планировании и контроле рабочего времени;
• Положение о порядке планирования, подготовки и проведения мероприятий;
• Приказ о начале работ по автоматизации документооборота и создании рабочей группы;
• Приказ о запуске в промышленную эксплуатацию системы управления документами "1С:Документооборот";
• Приказ о запуске в промышленную эксплуатацию системы хранения электронных документов "1С:Архив";
• Приказ о работе в системе управления документами "1С:Документооборот";
• Приказ об утверждении положения об использовании простой электронной подписи;
• Приказ об утверждении положения об использовании усиленной электронной подписи;
• Приказ о делегировании полномочий;
• Приказ о функциях структурных подразделений, распределении полномочий и предоставлении права подписи;
• Приказ об организации дистанционной (удаленной) работы;
• Альбом унифицированных форм документов (33 шаблона и 9 бланков).

ПОРЯДОК ПРОДАЖ

Для приобретения продукта можно обращаться:

• к партнерам-франчайзи фирмы "1С" (список франчайзи см. https://www.1c.ru/partners);
• в сеть магазинов "1С Интерес" (https://www.1c-interes.ru);
• в фирму "1С".